Quy chế đầu tư- thu mua

Anh em đọc kỹ quy chế đầu tư - thu mua dưới đây, xác định rỏ vị trí, trách nhiệm của mình và của cá nhân, bộ phận có liên quan. Các bước, thời gian, thủ tục để thực hiện công việc.Các ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi gởi về địa chỉ mail ngocson@khatoco.com hoặc son_khatoco@yahoo.com DỰ THẢO QUY CHẾ ĐẦU TƯ, THU MUA, SƠ CHẾ VÀ BẢO QUẢN THUỐC LÁ ĐẦU TƯ TRỰC TIẾP (Ban hành kèm theo quyết định số /QĐ-NL ngày / /2012 của Công ty Thuốc lá Khatoco) Chương 1: Quy định chung Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng: Quy chế này quy định những nguyên tắc, quy trình về các hoạt động đầu tư trồng và thu mua thuốc lá theo hình thức đầu tư trực tiếp, nhằm thống nhất quản lý, nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác đầu tư và thu mua thuốc lá. Quy chế này áp dụng cho các tổ đầu tư, thu mua thuốc lá và các phòng/bộ phận liên quan. Chương 2: Đầu tư trồng cây thuốc lá Điều 2. Khảo sát và lập kế hoạch đầu tư: - Trước khi vào vụ đầu tư cây trồng thuốc lá. Tổ trưởng các tổ đầu tư phải lập bảng báo cáo đánh giá khả năng thực hiện vùng đầu tư gồm: Danh sách hộ nông dân, diện tích trồng, chất lượng và sản lượng của cây thuốc lá, khả năng phát triển vùng đầu tư gửi về Phòng nguyên liệu. - Trên cơ sở các báo cáo đánh giá của các tổ đầu tư, Phòng nguyên liệu xây dựng Kế hoạch đầu tư của vụ sản xuất và trình Lãnh đạo công ty phê duyệt. Điều 3. Thẩm định và triển khai thực hiện: Phòng nguyên liệu chủ trì, phối hợp với các phòng ban liên quan tổ chức: - Đánh giá vùng trồng theo định hướng phát triển của công ty gồm các nội dung: vị trí địa lý, điều kiện kinh tế xã hội; - Xem xét, đánh giá, phân loại và thẩm định hộ nông dân theo theo 3 nhóm A, B, C, cụ thể: + Nhóm A: Là những hộ hợp tác tốt, sản xuất tuân thủ đúng quy trình kỹ thuật, bán 100% số lượng sản phẩm cho Công ty, hoàn trả đầy đủ các khoản nợ đầu tư. + Nhóm B: Là những hộ có hợp tác, sản xuất tuân thủ đúng quy trình kỹ thuật, hoàn trả đầy đủ các khoản nợ đầu tư, bán không dưới 70% số lượng sản phẩm cho Công ty. + Nhóm C: Là những hộ không hợp tác, bán trên 30% số lượng sản phẩm ra bên ngoài. - Căn cứ quyết định của Giám đốc giao kế hoạch đầu tư trồng và thu mua thuốc lá, Phòng nguyên liệu triển khai thực hiện việc ký kết hợp đồng đầu tư theo mẫu (Mẫu số 01/NL). - Phòng nguyên liệu có trách nhiệm tổ chức, triển khai, thực hiện các hợp đồng đã ký. Điều 4. Phân loại đầu tư: - Đối với hộ nông dân thuộc nhóm A: Đầu tư tiền mặt, vật tư nông nghiệp theo định mức của Công ty ban hành. - Đối với hộ nông dân thuộc nhóm B: Chỉ đầu tư vật tư nông nghiệp theo định mức của Công ty ban hành. - Đối với hộ nông dân thuộc nhóm C: Chỉ ký hợp đồng bao tiêu sản phẩm, có cam kết trả hết nợ cho Công ty. Công ty bán vật tư nông nghiệp khi có yêu cầu và trả ngay bằng tiền mặt. - Đối với các hộ nông dân lần đầu trồng thuốc lá, Phòng nguyên liệu chủ trì, phối hợp với các phòng/bộ phận liên quan tổ chức xem xét, đánh giá và đề xuất Công ty ký hợp đồng (theo mẫu số 01/NL). Điều 5. Định mức và quy trình ứng vật tư, tiền mặt: 5.1. Định mức đầu tư: Đầu niên vụ sản xuất, hội đồng xây dựng các quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế-kỹ thuật xây dựng định mức đầu tư phù hợp với điều kiện của từng vùng, trình Lãnh đạo Công ty phê duyệt. 5.2. Quy trình ứng vật tư, tiền mặt: 5.2.1 Quy trình ứng vật tư: a. Nguyên tắc chung: Vật tư, hàng hóa tại vùng đầu tư chỉ được xuất ứng trước (hoặc bán) theo quy định cho hộ nông dân đã ký Hợp đồng đầu tư trồng và bao tiêu sản phẩm thuốc lá với Công ty sau khi diện tích thuốc lá đã trồng xong (trừ trường hợp một số vật tư phải xuất ứng trước để làm vườn ươm giống). b. Quy trình: Bước 1: - Trước 03 ngày (làm việc) ứng vật tư cho các hộ nông dân, Cán bộ kỹ thuật đề xuất (theo Mẫu số 02/NL) gửi Tổ trưởng kiểm tra, đối chiếu định mức, điều tiết thời gian xuất ứng cho hợp lý và ký xác nhận. - Tổ trưởng lập bảng tổng hợp đề nghị ứng vật tư (theo Mẫu số 03/NL) gửi fax về cho phòng Nguyên liệu phê duyệt. Bước 2: Phòng nguyên liệu fax bảng tổng hợp đề nghị cấp vật tư đã phê duyệt cho Tổ để xuất ứng vật tư cho nông dân. Thời hạn phê duyệt không quá 01 ngày kể từ khi nhận được giấy đề nghị ứng vật tư. Bước 3: - Thủ kho phối hợp cùng cán bộ kỹ thuật tại vùng trực tiếp cấp vật tư cho nông dân. - Thủ kho lập Phiếu nhận vật tư tạm ứng trồng thuốc lá với nông dân (theo Mẫu số 04/NL – 03 liên) và yêu cầu người nhận ký nhận đủ 03 liên ngay sau khi cấp (liên 1 chuyển về Công ty; liên 2 giao cho nông dân; liên 3 lưu theo cuốn). - Thủ kho, Tổ trưởng, cán bộ kỹ thuật cùng ký đủ 03 liên trên Phiếu nhận vật tư để xác nhận việc cấp vật tư đúng số lượng và đúng đối tượng theo đề nghị. - Hàng ngày, Thủ kho và Tổ trưởng phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu lượng vật tư đã cấp và cập nhật vào thẻ kho. Bước 4: - Trước ngày 26 hàng tháng, Thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ về Phòng nguyên liệu. - Phòng nguyên liệu kiểm tra, đối chiếu và chuyển Phòng Kế hoạch (trước ngày 29 hàng tháng) làm các thủ tục xuất hóa đơn, cập nhật công nợ. 5.2.2 Quy trình ứng tiền mặt: a. Nguyên tắc chung: Tiền mặt chỉ được ứng theo định mức cho những hộ nông dân thuộc nhóm A sau khi đã kiểm tra xác định diện tích thực trồng. b. Quy trình: P.nguyên liệu kiểm tra Bước 1: - Trước 03 ngày (làm việc) ứng tiền cho các hộ nông dân, Cán bộ kỹ thuật đề xuất (theo Mẫu số …) gửi Tổ trưởng vùng kiểm tra, đối chiếu định mức, điều tiết thời gian ứng cho hợp lý và ký xác nhận. - Tổ trưởng lập bảng tổng hợp đề nghị ứng tiền của tổ (theo Mẫu số …/KT) gửi fax về Phòng nguyên liệu phê duyệt. Bước 2: Phòng nguyên liệu fax bảng tổng hợp đề nghị ứng tiền của tổ đã phê duyệt cho Tổ để Thủ quỹ tại vùng cấp tiền ứng cho nông dân theo đề nghị. Thời hạn phê duyệt không quá 01 ngày kể từ khi nhận được giấy đề nghị cấp tiền ứng. Bước 3: - Kế toán lập Phiếu nhận tiền tạm ứng (theo Mẫu số ……./KT). - Thủ quỹ tại vùng phối hợp với Cán bộ kỹ thuật trực tiếp cấp tiền ứng cho nông dân. Thủ quỹ yêu cầu người nhận ghi “đã nhận đủ tiền” và ký nhận ngay sau khi ứng tiền. - Thủ quỹ, Tổ trưởng, Kế toán vùng, Cán bộ kỹ thuật cùng ký tên trên Phiếu nhận tiền tạm ứng để xác nhận việc Thủ quỹ cấp tiền ứng đúng số lượng và đúng đối tượng theo đề nghị. - Hàng ngày, Thủ quỹ, Tổ trưởng và Kế toán vùng phải tiến hành kiểm kê đối chiếu số tiền đã ứng, cập nhật vào sổ quỹ, lập biên bản kiểm kê tồn quỹ. Bước 4: Trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận ứng tiền, thủ quỹ vùng làm thủ tục hoàn ứng. Chương 3: Thu mua thuốc lá Điều 6: Phương án thu mua, thủ tục ứng tiền và hoàn vốn thu mua thuốc lá 6.1. Phương án thu mua: - Tổ trưởng và Cán bộ kỹ thuật hoàn thành việc lập kế hoạch thu mua thuốc lá chuyển về Phòng nguyên liệu trước 10 ngày khi hộ nông dân có sản phẩm. Nội dung cụ thể như sau: + Sản lượng và giá trị dự kiến thu mua của từng hộ nông dân; + Thời gian thu mua; + Cung cấp thông tin về diễn biến giá cả thị trường nguyên liệu thuốc lá tại vùng đầu tư. - Trên cơ sở kế hoạch thu mua của các tổ, Phòng nguyên liệu chủ trì, phối hợp phòng/bộ phận liên quan xây dựng Phương án thu mua thuốc lá (trong vòng 5 ngày) trình Giám đốc Công ty ra quyết định phê duyệt, gồm những nội dung chính sau: + Sản lượng và giá trị dự kiến thu mua của từng vùng; + Thời gian thu mua; + Đánh giá tình hình thị trường (tại thời điểm lập phương án và dự kiến cho cả vụ); + Biện pháp thực hiện (tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất, chính sách thu mua…). - Tùy theo tình hình thực tế của thị trường Giám đốc Công ty sẽ ra quyết định giá thu mua theo từng thời điểm. 6.2. Điều kiện, thủ tục ứng tiền và hoàn vốn thu mua thuốc lá: (Theo Quy trình thanh toán) Điều 7. Tổ thu mua. 7.1. Chức năng nhiệm vụ: - Trực thuộc sự quản lý và điều hành của Phòng nguyên liệu; - Thực hiện phương án thu mua đã được phê duyệt. 7.2. Cơ cấu nhân sự: • Tổ trưởng; • Nhân viên KCS vùng; • Nhân viên kế toán vùng; • Nhân viên thủ quỹ vùng; • Nhân viên thủ kho; • Các cán bộ kỹ thuật. 7.3. Trách nhiệm, quyền hạn các thành viên thuộc Tổ thu mua - Tổ trưởng: + Tổ chức, triển khai việc mua thuốc lá theo phương án thu mua đã được phê duyệt, xin ý kiến Trưởng phòng nguyên liệu để xử lý những tình huống phát sinh trong quá trình làm việc; + Phối hợp cùng KCS vùng, kế toán vùng tìm ra các giải pháp tốt nhất để thu mua được sản phẩm, thu hồi công nợ; + Tổ chức đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển và chi trả tiền; + Có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về chất lượng và giá cả toàn bộ sản phẩm thu mua vào (dựa trên cơ sở quyết định về chất lượng và giá cả của Công ty) đến kết quả cuối cùng; + Cùng Tổ trưởng đầu tư chịu trách nhiệm về hiệu quả thu hồi công nợ; + Được phép chi các khoản chi phí phục vụ việc thu mua thuốc lá, vận chuyển, làm hàng theo quy định của Công ty; + Hàng ngày cùng Kế toán vùng, Thủ quỹ kiểm kê tiền mặt, số dư tài khoản ATM và ký xác nhận. - Nhân viên KCS: + Phối hợp với Phòng công nghệ Công ty làm mẫu cấp loại thuốc lá theo vùng; + Cùng với thủ kho hướng dẫn phân cấp, kiểm tra và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm hàng hóa trong kho. Đề xuất xử lý khi phát hiện có yếu tố làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm; + Đánh giá cấp loại/tỉ lệ cấp loại, giá trị lô hàng; + Phối hợp cùng Tổ trưởng, Kế toán vùng tìm ra các giải pháp tốt nhất để thu mua được sản phẩm. - Nhân viên kế toán vùng: + Cùng các thành viên trong Tổ lập kế hoạch thu mua, thu hồi công nợ (nợ trong vụ và các vụ trước) và các khoản chi phí liên quan; + Chịu trách nhiệm giám sát khi cân mua của hộ nông dân; + Phối hợp với Tổ trưởng, KCS vùng tìm ra các giải pháp tốt nhất để thu mua, bảo quản hàng hóa, thu hồi công nợ; + Lập chứng từ thu mua, thu nợ ứng đầu tư (trong vụ và các vụ trước) theo quy định của Công ty; + Cùng với thủ quỹ làm thủ tục ứng tiền và hoàn vốn thu mua thuốc lá; + Thanh toán các khoản chi phí theo Quy định của Công ty; + Cùng với Tổ trưởng lập chứng từ thanh toán khoản chi phí phát sinh; + Hàng ngày, cùng với Tổ trưởng, Thủ quỹ kiểm kê tiền mặt, số dư tài khoản ATM. Kế toán ký xác nhận trên sổ quỹ. Trường hợp khi kiểm tra có sự chênh lệch về quỹ tiền mặt giữa thực tế và sổ sách, phải niêm phong quỹ và báo cáo ngay cho Lãnh đạo Công ty để xử lý kịp thời; + Tổng hợp báo cáo số liệu thu mua và thu hồi công nợ cho Phòng Nguyên liệu, Phòng Kế toán hàng tuần và đột xuất khi có yêu cầu; + Khi kết thúc vụ, phối hợp quyết toán hiệu quả thu mua và thu hồi công nợ. - Nhân viên thủ quỹ vùng: + Căn cứ kế hoạch thu mua và thu hồi công nợ đầu tư (từng giai đoạn); biên bản kiểm kê tiền mặt thực tế, Thủ quỹ làm đề xuất ứng tiền trình Lãnh đạo Công ty giải quyết; + Chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, trực tiếp chi trả tiền thu mua sản phẩm và các khoản chi phí theo quy định của Công ty. Cuối ngày phải khóa sổ quỹ và báo cáo tình hình sử dụng quỹ cho Tổ trưởng, Kế toán vùng; + Khi Thủ quỹ rút tiền mặt phải có sự đồng ý của Tổ trưởng và Kế toán vùng; + Cài đặt chế độ báo nhận và rút tiền trong tài khoản ATM qua điện thoại di động cho Tổ trưởng, Kế toán vùng; + Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu cho người quản lý cấp trên. - Nhân viên thủ kho: + Chịu trách nhiệm bảo quản tài sản tại kho; + Chịu trách nhiệm về số lượng, chủng loại hàng hóa trong kho; + Cùng với Tổ trưởng, KCS chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa trong kho; + Có trách nhiệm sắp xếp hàng hóa trong kho theo yêu cầu kỹ thuật để dễ kiểm tra và dễ vận chuyển khi xử lý phân loại, xuất kho; + Có trách nhiệm kiểm tra các yếu tố làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm như: nấm mốc, mối mọt, độ ẩm, cháy sinh lý, kho dột… và báo cáo, đề xuất giải pháp xử lý cho Tổ trưởng, KCS vùng; + Có quyền đề xuất với Tổ trưởng, KCS vùng lập biên bản hoặc từ chối nhập kho các lô hàng không đảm bảo chất lượng; + Chỉ đạo công việc cho nhân công tại kho; + Chấm công, theo dõi và cùng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền công; + Hàng ngày, lập và cập nhật thẻ kho theo quy định. Hàng tuần, Kế toán và Tổ trưởng ký xác nhận trên thẻ kho; + Báo cáo tiến độ làm hàng, Nhập - Xuất - Tồn sản phẩm hàng hóa cho Tổ trưởng. - Nhân viên cán bộ kỹ thuật: + Hướng dẫn các hộ nông dân phân loại thuốc lá theo mẫu quy định; + Tìm biện pháp để giữ, mua được sản phẩm và thu hồi công nợ của hộ nông dân mình phụ trách. Trường hợp khó khăn phải báo cáo ngay với tổ trưởng để xử lý; + Cùng với Tổ trưởng chịu trách nhiệm về hiệu quả thu hồi công nợ của hộ nông dân mình phụ trách; + Chịu trách nhiệm cân và áp tải hàng hóa về nhập kho; + Làm các công việc khác khi có sự phân công của Tổ trưởng, Phòng Nguyên liệu. Điều 8. Giá thu mua thuốc lá: - Giám đốc Công ty sẽ có thông báo giá thu mua (bằng văn bản hoặc fax, tin nhắn, điện thoại…nhưng phải có văn bản sau) thuốc lá cho từng vùng đầu tư theo từng thời điểm; - Tổ thu mua phải công bố giá mua thuốc lá cho các hộ nông dân trước khi thu mua. Điều 9. Quy cách thuốc lá: - Phòng công nghệ xây dựng tiêu chuẩn phân cấp và mẫu nguyên liệu thuốc lá dựa vào quy định của Bộ công thương và thực tế thuốc lá tại vùng sản xuất, trình Giám đốc; - Tại kho thu mua thuốc lá, phải có mẫu từng cấp loại thuốc lá và niêm yết Bảng giá thu mua; - Thu mua thuốc lá phải đúng tiêu chuẩn phân cấp và mẫu đã được phê duyệt. Ngoài ra khi giao nhận, phải đảm bảo quy cách và chất lượng sau : + Độ ẩm tối đa cho phép nhập kho 15,5%; + Thuốc được đóng kiện trong bao bố, mỗi kiện từ 50 kg đến dưới 60 kg, mỗi cấp đóng riêng trong một kiện. Lá thuốc được xếp thứ tự trong kiện, lá quay vào trong, cuống lá quay ra ngoài. Thuốc trong kiện có thể bó hoặc để rời. Nếu thuốc bó thành từng bó thì chỉ được dùng lá thuốc cùng cấp để bó. Điều 10. Quy định về quản lý và ghi chép chứng từ: - Ghi và ký đầy đủ các thông tin trên chứng từ theo quy định của Công ty; - Các chứng từ chỉ được ghi bằng mực xanh, không sửa chữa, tẩy xóa và làm mất trang.